¿Cómo se puede avisar a los proveedores que deben adjuntar a la orden de compra local su recibo?

Para comunicar eficazmente este requisito a los proveedores, debe seguir los siguientes pasos:

1. Proporcione instrucciones claras sobre las órdenes de compra:

- Asegurar que todas las órdenes de compra emitidas a proveedores indiquen claramente que deben adjuntar a sus recibos una copia de la orden de compra local.

- Especificar que el adjunto de la orden de compra local es obligatorio para el correcto procesamiento de los pagos.

2. Actualizar términos y condiciones:

- Revisar los términos y condiciones de su negocio para incluir el requisito de adjuntar la orden de compra local a los recibos.

- Asegurar que los proveedores conozcan los términos y condiciones actualizados antes de realizar pedidos.

3. Comunicarse por correo electrónico:

- Enviar un correo electrónico formal a todos los proveedores destacando la nueva política y la importancia de adjuntar las órdenes de compra locales a los recibos.

- Solicitar que acusen recibo del correo electrónico y garanticen el cumplimiento del nuevo requisito.

4. Recordatorios de llamadas telefónicas:

- Contactar telefónicamente con proveedores clave para informarles personalmente sobre el requisito actualizado.

- Confirmar su comprensión y responder a las dudas o inquietudes que puedan tener.

5. Seguimiento y Monitoreo:

- Verificar periódicamente los recibos entrantes para garantizar que los proveedores cumplan con la nueva política.

- Abordar con prontitud cualquier caso de incumplimiento mediante recordatorios y debates amistosos.

6. Implementar incentivos o sanciones:

- Considerar ofrecer incentivos o descuentos a los proveedores que constantemente adjunten órdenes de compra locales sin demora.

- Por el contrario, se podrían imponer sanciones o retrasos en el pago por incumplimiento.

7. Proporcionar formación y soporte:

- Ofrecer sesiones de capacitación o proporcionar materiales de orientación a proveedores sobre cómo adjuntar correctamente la orden de compra local a sus recibos.

- Asegúrese de que comprendan la importancia de cumplir con este requisito.

8. Comunicar actualizaciones periódicamente:

- Informar oportunamente a los proveedores sobre cualquier cambio o actualización de la política.

- Mantener abiertos los canales de comunicación para atender cualquier duda o inquietud que pueda surgir.

Al implementar estos pasos y mantener una comunicación constante con los proveedores, puede asegurarse de que adjunten la orden de compra local a sus recibos, agilizando el proceso de pago y mejorando la eficiencia en sus transacciones comerciales.