Hoe kunt u leveranciers ervan op de hoogte stellen dat zij de lokale inkooporder bij hun ontvangstbewijs moeten voegen?

Om deze vereiste effectief aan leveranciers te communiceren, moet u de volgende stappen ondernemen:

1. Geef duidelijke instructies voor inkooporders:

- Zorg ervoor dat in alle inkooporders die aan leveranciers worden verstrekt duidelijk wordt vermeld dat zij een kopie van de lokale inkooporder bij hun ontvangstbewijzen moeten voegen.

- Specificeer dat de bijlage van de lokale inkooporder verplicht is voor een nauwkeurige verwerking van betalingen.

2. Algemene voorwaarden bijwerken:

- Herzie de algemene voorwaarden van uw bedrijf om de vereiste op te nemen dat u de lokale inkooporder bij de kassabonnen moet voegen.

- Zorg ervoor dat leveranciers op de hoogte zijn van de bijgewerkte algemene voorwaarden voordat ze bestellingen plaatsen.

3. Communiceren via e-mail:

- Stuur een formele e-mail naar alle leveranciers waarin u het nieuwe beleid benadrukt en het belang van het toevoegen van lokale inkooporders aan de bonnen.

- Vraag hen om de ontvangst van de e-mail te bevestigen en ervoor te zorgen dat aan de nieuwe vereiste wordt voldaan.

4. Telefoongesprekherinneringen:

- Neem telefonisch contact op met de belangrijkste leveranciers om hen persoonlijk te informeren over de bijgewerkte eis.

- Bevestig hun begrip en beantwoord eventuele vragen of zorgen die ze hebben.

5. Opvolging en monitoring:

- Controleer regelmatig binnenkomende ontvangsten om er zeker van te zijn dat leveranciers zich aan het nieuwe beleid houden.

- Eventuele gevallen van niet-naleving onmiddellijk aanpakken door middel van vriendelijke herinneringen en discussies.

6. Implementeer prikkels of straffen:

- Overweeg het aanbieden van incentives of kortingen voor leveranciers die consequent en zonder vertraging lokale inkooporders bijvoegen.

- Omgekeerd kunt u bij niet-naleving boetes opleggen of betalingen uitstellen.

7. Zorg voor training en ondersteuning:

- Trainingssessies aanbieden of begeleidingsmateriaal verstrekken aan leveranciers over hoe ze de lokale inkooporder op de juiste manier aan hun kassabonnen kunnen toevoegen.

- Zorg ervoor dat zij het belang van het naleven van deze vereiste begrijpen.

8. Communiceer regelmatig updates:

- Informeer leveranciers tijdig over eventuele wijzigingen of updates van het beleid.

- Houd communicatiekanalen open om eventuele vragen of zorgen te beantwoorden.

Door deze stappen te implementeren en een consistente communicatie met leveranciers te onderhouden, kunt u ervoor zorgen dat zij de lokale inkooporder aan hun kwitanties toevoegen, waardoor het betalingsproces wordt gestroomlijnd en de efficiëntie van uw zakelijke transacties wordt verbeterd.