Ako môžete upozorniť dodávateľov, že musia k miestnej nákupnej objednávke priložiť potvrdenie?

Ak chcete efektívne oznámiť túto požiadavku dodávateľom, mali by ste vykonať nasledujúce kroky:

1. Poskytnite jasné pokyny pre nákupné objednávky:

- Zabezpečte, aby na všetkých nákupných objednávkach vystavených dodávateľom bolo jasne uvedené, že k potvrdenkám musia priložiť kópiu miestnej nákupnej objednávky.

- Uveďte, že príloha miestnej nákupnej objednávky je povinná pre presné spracovanie platieb.

2. Aktualizácia zmluvných podmienok:

- Upravte zmluvné podmienky svojho podnikania tak, aby zahŕňali požiadavku na priloženie miestnej nákupnej objednávky k potvrdenkám.

- Pred zadaním objednávky sa uistite, že dodávatelia sú informovaní o aktualizovaných zmluvných podmienkach.

3. Komunikujte prostredníctvom e-mailu:

- Pošlite formálny e-mail všetkým dodávateľom, v ktorom zdôrazníte novú politiku a dôležitosť pripájania miestnych nákupných objednávok k potvrdenkám.

- Požiadajte ich, aby potvrdili prijatie e-mailu a zabezpečili súlad s novou požiadavkou.

4. Pripomenutia telefonických hovorov:

- Kontaktovať kľúčových dodávateľov telefonicky a osobne ich informovať o aktualizovanej požiadavke.

- Potvrďte ich pochopenie a odpovedzte na všetky otázky alebo obavy, ktoré môžu mať.

5. Sledovanie a monitorovanie:

- Pravidelne kontrolujte prichádzajúce účtenky, aby ste sa uistili, že dodávatelia dodržiavajú nové pravidlá.

- Okamžite riešte všetky prípady nesúladu prostredníctvom priateľských pripomienok a diskusií.

6. Implementujte stimuly alebo sankcie:

- Zvážte ponúkanie stimulov alebo zliav pre dodávateľov, ktorí dôsledne a bezodkladne prikladajú miestne objednávky.

- Naopak, za nedodržiavanie môžete uložiť pokuty alebo oneskorené platby.

7. Poskytnite školenie a podporu:

- Ponúknite školenia alebo poskytnite dodávateľom poradenské materiály o tom, ako správne pripojiť miestnu nákupnú objednávku k svojim potvrdenkám.

- Uistite sa, že rozumejú dôležitosti dodržiavania tejto požiadavky.

8. Pravidelne oznamujte aktualizácie:

- Včas informovať dodávateľov o akýchkoľvek zmenách alebo aktualizáciách zásad.

- Udržujte komunikačné kanály otvorené na riešenie akýchkoľvek otázok alebo obáv, ktoré môžu vzniknúť.

Implementáciou týchto krokov a udržiavaním konzistentnej komunikácie s dodávateľmi môžete zabezpečiť, aby pripojili lokálnu nákupnú objednávku k svojim potvrdeniam, čím sa zjednoduší platobný proces a zvýši sa efektívnosť vašich obchodných rokovaní.